¿Qué tener en cuenta al comprar una impresora multifuncional?
Muchas empresas eligen una impresora multifuncional sin considerar algunos puntos clave, y al poco tiempo enfrentan gastos innecesarios, bajo rendimiento o complicaciones en el mantenimiento.
En este artículo descubrirás qué tener en cuenta al comprar una impresora multifuncional, cómo evitar errores comunes y cómo elegir la mejor opción según las necesidades de tu empresa.
¿Por qué una impresora multifuncional es una inversión estratégica?
Las impresoras multifuncionales actuales no solo imprimen, copian y escanean; también pueden conectarse a la red, enviar documentos al correo, digitalizar directamente a la nube y automatizar tareas repetitivas.
Por eso, elegir correctamente no es una simple compra: es una decisión estratégica que puede mejorar el flujo de trabajo, reducir costos y aumentar la productividad de tu equipo.
Pero, ¿cómo saber cuál es la más adecuada?
A continuación, te compartimos los factores más importantes que debes considerar antes de tomar una decisión.
1. Define el uso real que tendrá la impresora multifuncional
El primer paso es entender qué necesitas. No todas las empresas imprimen igual ni con la misma frecuencia.
Evalúa:
🖨️ Volumen de Impresión Mensual y Ciclo de Trabajo: No Todas las Máquinas son Iguales
La cifra mágica es la cantidad de páginas que tu oficina imprime, copia o escanea en un mes.
- Bajo Volumen (Oficinas pequeñas o uso ocasional): Menos de 1,500 páginas.
- Volumen Moderado (PYMES con impresión regular): Entre 1,500 y 5,000 páginas.
- Alto Volumen (Grandes empresas, departamentos legales o contables): Más de 5,000 páginas.
Cada impresora multifuncional tiene un “Ciclo de Trabajo Mensual Máximo” (el límite que puede manejar) y un “Volumen Mensual Recomendado” (el ideal para que funcione sin fallar). Si compras una máquina pequeña para un volumen alto, la fundirás en meses. Si compras una muy grande para un volumen bajo, habrás gastado de más.
En resumen, conoce tu volumen para dimensionar correctamente el equipo.
🖨️ Tipo de documentos: ¿Predominan los textos o las imágenes a color?
- Si imprimes principalmente documentos internos, una impresora monocromática puede ser suficiente.
- Si haces materiales para clientes, te conviene una impresora multifuncional a color.
La mayoría de las empresas imprimen en formato estándar (Carta o A4). Sin embargo, si tu negocio maneja planos, gráficos grandes, folletos o reportes que requieren mayor visibilidad, necesitarás una impresora multifuncional con capacidad para formato A3 (Doble Carta). Considera si es una necesidad ocasional o diaria; si es lo primero, tal vez puedas externalizarlo. Si es diario, un equipo A3 es una inversión obligatoria.
Consejo: Haz una estimación realista de tus necesidades. Esto te evitará pagar de más por funciones que no usarás o quedarte corto con un equipo básico.
2. Considera una impresora multifuncional láser
Aunque hay varios tipos de impresoras, en entornos empresariales las más comunes son las impresoras láser multifuncionales.
Las impresoras multifuncionales láser son ideales para empresas. Ofrecen alta velocidad, gran rendimiento por tóner y bajo costo por página.
Opta por una impresora multifuncional láser, ya que soporta altos volúmenes, reduce costos operativos y ofrece resultados profesionales en impresión continua.
Conoce todos los beneficios que una impresora multifuncional láser le ofrece a tu empresa en este artículo 👉🏻 https://digitalcopy.com.mx/beneficios-de-las-impresoras-laser/
3. Velocidad, calidad y rendimiento: clave para no detener la operación
Cuando varias personas dependen de la misma impresora, la velocidad importa.
Revisa estos indicadores:
🖨️ PPM (páginas por minuto): indica la velocidad de impresión. En oficinas medianas o grandes, lo ideal es entre 35 y 55 ppm.
🖨️ Ciclo de trabajo mensual: muestra cuántas páginas puede imprimir sin fallar. Cuanto más alto, mayor durabilidad.
🖨️ Tiempo de calentamiento: algunas impresoras tardan más en empezar a imprimir; otras están listas en segundos.
🖨️ DPI (Puntos por Pulgada): Mide la calidad. Para documentos de texto, 600 x 600 DPI es suficiente. Para documentos con gráficos o imágenes, apunta a 1200 x 1200 DPI o superior.
Una impresora lenta o que se atasca constantemente puede hacer perder más tiempo (y dinero) del que imaginas.
4. Funcionalidades Multifunción Esenciales
Una impresora multifuncional va más allá de solo imprimir. Hoy en día, una impresora no solo debe imprimir, sino integrarse con tu entorno digital. Estas son las funciones que realmente impulsan la productividad.
Busca equipos con:
- Escaneo a Doble Cara (Dúplex) de una sola pasada: Te permite escanear ambos lados de un documento a la vez, ahorrando la mitad del tiempo. ¡Imprescindible!
- Alimentador Automático de Documentos (ADF): Para poner una pila de documentos y que la máquina los escanee sola.
- Escaneo a la Nube (Cloud) o a Correo Electrónico: La capacidad de digitalizar un documento y enviarlo directamente sin necesidad de computadora.
- Conexión Wi-Fi y Ethernet para compartir en red.
- Compatibilidad con dispositivos móviles (AirPrint, Google Cloud Print, Mopria).
- Pantalla táctil y software intuitivo, para que cualquier colaborador pueda usarla sin complicaciones.
Estas funciones agilizan el trabajo y mejoran la productividad del equipo, especialmente si trabajas en entornos híbridos o con múltiples sucursales.
5. Costos ocultos: el verdadero precio no está en la etiqueta
Muchas empresas cometen el error de decidir solo por el precio de compra de la impresora multifuncional. El verdadero costo es el Costo Total de Propiedad (TCO).
El TCO se calcula así:
TCO = (Precio inicial del equipo) + (Costo de consumibles [tóner/tinta]) + (Mantenimiento y Reparaciones)
Una impresora puede ser muy barata de comprar, pero si el tóner es carísimo y solo dura unas pocas páginas, su TCO se disparará. Debes enfocarte en el Costo por Página (CPP). Pregunta siempre: “¿Cuánto me cuesta imprimir una sola página en blanco y negro y a color?” Un CPP bajo es el verdadero indicador de ahorro a largo plazo.
Y si te gustaría ahorrar más, la renta de impresoras multifuncionales es tu mejor opción. En este artículo te compartimos todos los beneficios de la renta de impresoras multifuncionales 👇🏻
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6. Mantenimiento y soporte técnico: no lo dejes al azar
Una impresora multifuncional puede detener toda una oficina si falla.
Por eso, asegúrate de contar con soporte técnico confiable y mantenimiento preventivo.
Antes de comprar, pregunta:
- ¿Hay refacciones y consumibles disponibles en México?
- ¿El proveedor ofrece garantía y servicio posventa?
- ¿Tienen pólizas o contratos de mantenimiento?
Un proveedor confiable te ayudará a mantener el equipo siempre en funcionamiento y a prevenir problemas antes de que afecten tu operación.
Digital Copy es un proveedor de soluciones de impresión con servicio integral de primer nivel.
7. Seguridad y control de impresión
La seguridad de la información es un tema que muchas empresas pasan por alto. Sin embargo, las impresoras multifuncionales también son puntos de acceso a la red.
Busca modelos que incluyan:
🖨️ Autenticación de usuario (PIN, tarjeta o credencial).
🖨️ Bloqueo de funciones para usuarios no autorizados.
🖨️ Monitoreo y registro de impresiones.
Estas funciones no solo protegen la información, también controlan el uso y reducen desperdicios.
Conclusión: elige inteligencia, no solo una impresora
Cada empresa tiene un flujo de trabajo distinto: volumen, número de usuarios, tipo de documentos, nivel de seguridad, presupuesto, etc.
Por eso, no existe una “mejor impresora multifuncional” universal.
Lo importante es elegir la más adecuada para ti.
En Digital Copy manejamos las mejores marcas y modelos de impresoras multifuncionales.
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Elige con estrategia, pensando en el futuro de tu empresa y en la eficiencia de tus operaciones.
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