¿Qué tener en cuenta al comprar una impresora multifuncional? Guía completa para elegir la impresora correcta
Elegir la impresora correcta para tu empresa parece una tarea sencilla… hasta que descubres la cantidad de modelos, funciones, velocidades, precios y tipos de tecnología disponibles. Lo que al principio parecía una compra rápida se convierte en una decisión que puede afectar la productividad de tu equipo por años.
Pero aquí va un dato importante:
la mayoría de las empresas elige mal su impresora por no entender lo que realmente necesitan.
Este artículo te ayudará a evitar ese error.
Porque antes de invertir en un equipo, debes responder una pregunta clave:
¿Qué tener en cuenta al comprar una impresora multifuncional para que realmente mejore el desempeño de tu empresa?
Quédate hasta el final, porque te compartiré la clave que casi nadie menciona… y que puede ahorrarte muchos gastos inesperados.
- Conoce tu volumen real de impresión antes de elegir
Este es el punto donde más errores cometen las empresas.
No se trata de la impresora “bonita”, “popular” o “más barata”, sino de la impresora que soporte tu carga real.
Evalúa:
- ¿Cuántas páginas imprime tu empresa al mes?
- ¿Hay temporadas de alta demanda (como cierres fiscales o reportes mensuales)?
- ¿El equipo actual se atasca, se pausa o ya no rinde?
Las impresoras multifuncionales profesionales están diseñadas para soportar volúmenes altos sin fallar. Si tu empresa imprime más de lo que un equipo básico puede manejar, verás:
- atascos constantes,
- fallas por sobrecarga,
- desgaste acelerado,
- consumo excesivo de tóner.
Regla clave:
Es mejor elegir un equipo que te sobre… que uno que te limite.
- Identifica qué funciones necesita tu operación real
Una impresora multifuncional es mucho más que imprimir y copiar.
Hoy las empresas necesitan equipos que:
- escaneen rápidamente,
- envíen documentos a correo o carpeta,
- trabajen en red,
- guarden seguridad documental,
- automaticen tareas.
Las funciones más importantes que debes evaluar son:
Velocidad de impresión
Una empresa que imprime reportes, contratos, fichas o facturas necesita rapidez.
Si tu equipo es lento, tu operación también lo será.
Escaneo profesional
El escaneo dúplex (doble cara) y el escaneo masivo son esenciales para digitalizar documentos sin perder tiempo.
Conectividad
Tu multifuncional debe permitir:
- impresión desde móvil,
- conexión Wi-Fi y cableada,
- integración con la nube,
- trabajo en red para toda la oficina.
Seguridad
Si manejas información sensible (facturación, datos personales, contratos), necesitas:
- autenticación por usuario,
- permisos de impresión,
- bloqueo de funciones,
- encriptación.
Gestión de documentos
La impresora debe facilitar la organización digital, no hacerla más difícil.
La función correcta puede eliminar horas de trabajo manual.
- Evalúa el costo real, no solo el precio del equipo
La pregunta “¿Cuánto cuesta la impresora?” no es suficiente.
La pregunta correcta es:
“¿Cuánto cuesta operarla?”
El precio del equipo es solo el inicio.
Lo que realmente afecta tu bolsillo es:
- el tóner,
- el mantenimiento,
- las refacciones,
- las fallas inesperadas,
- la vida útil del equipo.
Una impresora económica puede resultar la más costosa si sus consumibles duran poco o si se descompone con frecuencia.
Piensa a largo plazo, no solo en la compra inicial.
- Soporte técnico: la diferencia entre trabajar o detenerse
Este es uno de los puntos que más impactan en la operación diaria.
Puedes tener la mejor impresora multifuncional del mercado,
pero si falla y nadie te da soporte pronto…
tu oficina se detiene.
Evalúa siempre:
- tiempos de respuesta,
- disponibilidad del proveedor,
- si incluye mantenimiento preventivo,
- si incluye consumibles,
- si hay reemplazo por falla.
El soporte técnico define la continuidad de tu trabajo.
- Decide entre comprar o rentar (la parte que casi nadie explica)
Aquí cerramos el loop del inicio.
Muchas empresas creen que comprar es la única opción.
Pero hoy, rentar una impresora multifuncional puede ser una decisión más inteligente.
Rentar te ofrece:
- cero inversión inicial,
- consumibles incluidos,
- mantenimiento y refacciones sin costo,
- soporte técnico inmediato,
- reemplazo por fallas,
- actualización constante del equipo.
Esto elimina los gastos inesperados que suelen aparecer cuando compras un equipo propio.
Si buscas estabilidad, control de costos y despreocuparte de las fallas, la renta es una excelente opción.
- ¿Qué tener en cuenta al comprar una impresora multifuncional? Resumen claro
Para elegir correctamente:
- Analiza tu volumen de impresión.
- Determina qué funciones necesitas (no todas, solo las que importan).
- Evalúa costos reales a largo plazo.
- Prioriza equipos con buena conectividad y seguridad.
- No ignores el soporte técnico.
- Considera si comprar o rentar es más conveniente para tu empresa.
Si sigues estos pasos, elegir la impresora correcta para tu empresa será una decisión clara, estratégica y libre de complicaciones.
Conclusión — Elegir bien hoy mejora tu productividad mañana
La impresora correcta no solo imprime.
Ayuda a tu equipo a trabajar más rápido, sin pausas y con menos errores.
Elegirla bien significa:
- ahorrar dinero,
- evitar fallas,
- mejorar procesos,
- digitalizar mejor,
- y mantener tu operación estable.
Una buena elección hoy te ahorra muchos problemas mañana.
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- según tu volumen,
- tu presupuesto,
- tus procesos,
- y tu nivel de productividad.
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